Podpisujeme a pečatíme, overujeme a archivujeme…
Elektronizácia so sebou nesie nielen potrebu premeny papierových dokumentov na elektronické, ale aj presun elektronického podpisovania dokumentov na nové platformy, a to predovšetkým mobilné. Zvykli sme si už na to, že kvalifikovaný elektronický podpis používame v našom počítači alebo používame bezpečný variant, ktorý ponúka čipová karta, kde máme uložené všetko potrebné na elektronické podpisovanie.

Novou cestou, je služba tzv. vzdialeného podpisovania. Pod názvom I.CA RemoteSign je ponúkaná napr. spoločnosťou D. Trust Certifikačná Autorita, a.s. Táto nová služba poskytuje možnosť podpisovať dokumenty od objednávok až po zmluvy, a to každému užívateľovi smartfónu a tabletu s operačnými systémami Android a iOS pohodlne, bezpečne a jednoducho.

Právnické osoby majú rôzne agendy, v rámci ktorých vznikajú elektronické dokumenty, ktoré je potrebné v elektronickom svete opatriť informáciou „vydala spoločnosť A“ – v tomto prípade je ideálna kvalifikovaná elektronická pečať. Dnes sú aj tu k dispozícii služby pre vzdialené pečatenie, ktoré sú spravidla integrované do informačného systému pre správu dokumentov. Napr. služba I.CA RemoteSeal, ktorá umožňuje využívať kvalifikované elektronické pečate s tým, že uloženie a správa privátneho kľúča pečatiaceho certifikátu je realizovaná v prostredí kvalifikovaného poskytovateľa dôveryhodných služieb menom pečatiacej osoby. Tým sa významne znižujú náklady na realizáciu a prevádzku takéhoto riešenia.

Kedy overujeme elektronické dokumenty?

Povinnosť overiť, či je dokument riadne elektronicky podpísaný, je vždy na strane príjemcu dokumentu. Ak teda elektronický dokument predstavuje akýkoľvek právny úkon, je potrebné mať istotu, že je správne elektronicky podpísaný a je platný, než na jeho základe začne daný subjekt konať. Na túto skutočnosť pamätá aj legislatíva EÚ č. 910/2014 o elektronickej identifikácii a dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu – eIDAS v článku 32, ďalej zákon č. 272/2016 Z. z. o dôveryhodných službách pre elektronické transakcie, ktorý práve v § 10 na európsku legislatívu odkazuje. A okrem toho, subjekty verejnej moci majú povinnosť overovania definovanú § 3 ods. 4) Vyhlášky č. 70/2021 Z.z. O podrobnostiach výkonu spisovej služby.

Veľmi komfortným variantom je využitie existujúcej služby alebo softvérového riešenia na overovanie elektronického podpisu, ktoré prešlo nevyhnutným auditom. Pre jednotlivých užívateľov sú to aplikácie a na spracovanie veľkého množstva dokumentov automatizovanou cestou sú k dispozícii on-line služby, ako napr. I.CA QVerify, ktoré je možné integrovať do správy dokumentov a všetko je vyriešené v súlade s legislatívou.

 

Ako riešiť archiváciu?

Po overení a spracovaní elektronických dokumentov sa otvára otázka správnej archivácie a ich ošetrovania tak, aby boli overiteľné nielen po dobu platnosti príslušného certifikátu elektronického podpisu.

Základom pre predĺženie overiteľnosti dokumentov s elektronickým podpisom je tzv. elektronická časová pečiatka, ktorá predĺži dobu overiteľnosti dokumentu o 5-6 rokov. Spravidla sa pridáva k dokumentu súčasne s elektronickým podpisom a vzniká už tzv. archívny elektronický podpis. Ak táto doba nie je dostačujúca, je potrebné priebežne dokumenty „ošetrovať“ a pridávať ďalšie časové pečiatky a tzv. validačné dáta. Dokument, ktorý pridávaním týchto dát vytvárame, má vždy definovanú štruktúru preto, aby ho bolo možné štandardnými prostriedkami, napr. Adobe, kedykoľvek overiť. Ak elektronické archívy budujete, alebo Váš elektronický archív nemá k dispozícii možnosť LTA formáty vytvárať, máte možnosť využiť externú službu vytvárania LTA formátov, nap. I.CA LTA.


 

Daná problematika sa síce javí zložitá, ale všetko potrebné môžete získať u príslušného poskytovateľa dôveryhodných služieb, ktorý takúto službu ponúka napr. D. Trust Certifikačná Autorita, a.s.