Ministerstvo financií SR v tejto súvislosti vypracovalo usmernenie, ktoré sa zaoberá aspektami tvorby elektronických dokumentov.

Podľa tohto usmernenia je potrebné všetky dokumenty, ktorých sa zákon týka naskenovať a previesť tak do elektronickej podoby.

Odporúčanými typmi súborov pre elektronickú podobu dokumentov sú súbory s príponou PDF (vo verziách 1.3 až 1.5), RTF alebo formát súborov ODT.

Za výslovné porušenie štandardov IS VS sa pritom považuje ukladanie dokumentov v iných ako textových súboroch (napr. súbory JPG).

Usmernenie takisto stanovuje kvalitu alebo technické parametre skenu, font a štandardné požiadavky na jednotlivé súbory.

Rovnako by sa pri zverejňovaní nemalo zabúdať na metadáta, i keď sa tieto považujú "iba" za odporúčané (dobrovoľné) požiadavky. Hovoríme tu o údajoch, ako sú zmluvné strany, výška sumy, dátum podpisu zmluvy, či doba trvania zmluvy.

Rovnaké požiadavky ako na zverejňovanie zmlúv, sú kladené i na zverejňovanie faktúr a objednávok.

Usmernenie sa dotýka aj otázky doby trvania zverejnenia dokumentu. Tá, ak sa nestanoví inak je na dobu neurčitú. Dokumenty však majú byť zverejnené najmenej po dobu ich platnosti. Zverejnenie na internete by ale malo pretrvávať dlhodobo najmä z archívnych a historických dôvodov, ako aj z dôvodu využiteľnosti pre iné dokumenty.

Ďalším dôležitým krokom je zabezpečiť zverejňovanie zmlúv s prihliadnutím na dodržiavanie zákona o ochrane osobných údajov, to znamená, že je nutné dbať na to, aby neboli zverejnené napr. rodné čísla a pod.

Usmernenie uvádza i spôsoby ako sa vyhnúť možnému falšovaniu podpisov.

Kompletné znenie usmernenia nájdete na stránkach www.informatizácia.sk.

Zdroj: www.informatizácia.sk