S elektronickým formulárom sa stretol už zrejme každý z nás. Pomocou nich bežne komunikujeme so štátom pri prihlásení sa na platenie dane za psa, založení živnosti či podaní daňového priznania. Vo svetle progresívnej digitalizácie sa potreba využívania formulárov, spolu s nárokmi na ich kvalitu, neustále zvyšuje.

Na tému elektronických formulárov, ktoré sú základným kameňom väčšiny elektronických služieb štátu, sa budeme rozprávať s Adamom Chalupeckým z portálu eFormulare.sk.

Ako dlho sa zaoberáte oblasťou elektronických služieb a formulárov?
Tejto oblasti sa venujeme už dlhé roky, úzko sme sa na ňu začali špecializovať pred približne štyrmi rokmi. Naša spoločnosť sa v danom čase ocitla v situácii, v ktorej sme zákazníkom potrebovali dodávať elektronické formuláre, no na ich tvorbu nebol k dispozícii žiaden adekvátny nástroj. To nás motivovalo k vytvoreniu vlastného riešenia – aplikácie na tvorbu elektronických formulárov, ktorá dnes beží na portáli eFormulare.sk a okrem nás ju už využíva mnoho zákazníkov z verejnej správy, ale aj ich dodávateľov. Vytvorenie tejto aplikácie zadefinovalo smerovanie celej našej firmy. Rozvojom aplikácie, predajom licencií na jej používanie a poradenstvom pri tvorbe formulárov sa dnes vo veľkej miere živíme.

Aké najvýznamnejšie zmeny sa v tejto oblasti počas posledných rokov udiali?
Elektronické formuláre sú definované na Slovensku zo zákona a sú nosným prvkom celej architektúry e-Governmentu už viac ako dekádu. Veľmi kladne hodnotím, že sa v posledných rokoch urobilo množstvo krokov k harmonizácii formulárov naprieč inštitúciami verejnej správy. Zjednodušene povedané, nie tak dávno bola bežná prax, že jedna inštitúcia občanom vystavila zelený, veľmi dlhý jednostranový formulár a druhá fialovo-biely rozdelený napríklad do zatvárateľných sekcií. Samozrejme sa rozchádzali aj v nespočetnom množstve detailov – nie len z pohľadu UX či inteligencie (napr. pred predvypĺňanie alebo automatické kontroly), ale aj ich technickej štruktúry, s ktorou neskôr pracujú informačné systémy. Ako extrémny prípad môžeme spomenúť formuláre, pri ktorých je bežná prax, že za ich vyplnenie ľudia radšej zaplatili externej firme, pretože boli príliš zložité (napr. formuláre v colnom konaní či podanie daňového priznania).

Príklad rôznych prístupov k formulárom (príklad 1, príklad 2).

Od začiatku tohto roku vstúpila do platnosti nová vyhláška, ktorá definuje postupy pri elektronizácii agendy a vytváraní vizuálnych aj nevizuálnych komponentov. Štandardy, ktoré boli dovtedy len odporúčaním, sa stali povinnými. Existuje manuál zvaný ID-SK, ktorý upravuje dizajn prvkov používaných vo formulároch a popisuje metodiku, ktorou sa majú inštitúcie verejnej správy riadiť pri ich tvorbe. Vďaka tomu by sme sa v budúcnosti pri vypĺňaní formulára akejkoľvek inštitúcie mali cítiť sebaisto, takpovediac v známom a zrozumiteľnom prostredí.

Pozitívne hodnotím aj fakt, že nám pribúdajú otvorené dátové zdroje ako napríklad registre, z ktorých je možné preberať overené údaje priamo do formulára a predvypĺňať celé oddiely namiesto používateľa. Týmto spôsobom sa postupne zvyšuje inteligencia formulárov a na používateľovi zostáva vyplniť len naozaj nevyhnutné údaje, ktoré nevieme inak získať.

Vďaka formulárom je možné dosiahnuť flexibilitu a konzistenciu aj v oblastí rozhodnutí. Keď inštitúcia pripravuje rozhodnutie, ktoré má byť doručené občanovi, môže na tento účel poverený úradník vyplniť určený formulár, z ktorého sa následne vygeneruje rozhodnutie ako PDF alebo elektronická správa. Týmto prístupom môže inštitúcia rýchlo a vo vlastnej réžii vytvárať aj šablóny pre rozhodnutia.

Príklad rozhodnutia vygenerovaného po vyplnení formulára (príklad 3).

Okrem toho, že elektronických služieb štátu pribúda, aké ďalšie trendy vnímate?
Nové formuláre je potrebné vytvárať v čoraz kratšom čase. Ak sme sa pred niekoľkými rokmi mohli rozprávať v rádoch mesiacov, dnes je táto doba často skrátená na dni či hodiny. Príčiny tohto trendu sú logické, ale to by bolo na samostatnú otázku. Preto aj potreba na používanie nástroja na tvorbu formulárov, s ktorými je možné požadované výsledky dosahovať, naďalej stúpa. 

Stretli ste sa s dopadom tohto trendu v praxi?
Potrebu urgentnej tvorby formulárov sme výrazne pociťovali počas pandémie. Boli prípady, kedy bolo potrebné vytvoriť nový formulár z jedného dňa na druhý. Myslím, že to bolo v utorok poobede, keď nás kontaktovali z NCZI s informáciou, že do poobedia nasledujúceho dňa by potrebovali v prevádzke nový formulár na prihlasovanie kritickej infraštruktúry na očkovanie. Náš tím sa pri tejto úlohe zomkol a po pár hodinách nočnej práce bol formulár na svete, pretestovaný a pripravený na publikovanie. Samozrejme stále platí, že aj napriek krátkosti času musia formuláre spĺňať zákonom predpísané dizajnové aj technické požiadavky. V tomto prípade sme formulár pre klienta robili my, no iní klienti dokázali dosahovať vďaka našej aplikácii rovnaké výsledky s využitím výhradne vlastných zamestnancov, keďže formuláre sa vytvárajú v používateľskom rozhraní a nie je nutné nič programovať.

Máte už zabehnuté „best practices“, ktoré Vám pomáhajú zvládnuť takéto časovo vypäté situácie?
Osvedčilo sa nám spojiť fázu analýzy s prototypovaním. Vďaka našej aplikácii je možné, aby v nej počas porady jeden človek vytváral formulár a ostatní členovia pracovnej skupiny ho v živom náhľade pozorovali a pripomienkovali. Obsahová kostra formulára takto vznikne veľmi rýchlo.

Ukážka dizajnovania formulára a živého náhľadu (príklad 4, príklad 5).

Po dohode na obsahu a ukončení porady stačí, ak sa formuláru ďalej venuje jeden človek, ktorý v ňom dotiahne detaily. Gro technickejšej práce robí aplikácia plne automaticky – vygeneruje výsledný formulárový balíček, ktorý je v ID-SK dizajne, technickú štruktúru má podľa predpisu, obsahuje všetky nutné transformácie (HTML na vypĺňanie, read-only, podpisovaciu, PDF...). Tento balíček je možné hneď zaregistrovať na portáli Slovensko.sk, alebo formulár zverejniť na vlastnom portáli elektronických služieb.

Aké zmeny očakávate v oblasti elektronických formulárov v krátkodobom až strednodobom časovom horizonte?
V prvom rade neutíchajúcu digitalizáciu. Väčšina spoločnosť má už dnes dostatočnú technickú gramotnosť na využívanie elektronických služieb a od štátu očakáva, že im takýto spôsob komunikácie umožní.

Jedným dychom treba povedať, že tieto služby by mali byť dostupné aj v mobile. Preto už netrpezlivo očakávame príchod mobileID a možnosť podpisovania dokumentov v mobile. Formuláre, ktoré používatelia vytvoria v našej aplikácii, sú už na použitie v mobiloch či tabletoch pripravené. Veríme, že prechod do mobilu je len otázkou času.

Veľmi by nás potešilo aj ďalšie prepájanie registrov štátu a vystavovanie rozhraní, ktoré by umožnili tieto dáta aktívne používať. Aby sa notoricky známe pravidlo „jedenkrát a dosť“ mohlo v praxi naozaj bez kompromisov uplatňovať a my na Slovensku by sme už nemuseli vo formulári vypĺňať údaje, ktoré o nás štát má niekde evidované. Už len spomeniem ďalší bod, ktorý je s týmto úzko spojený a v budúcnosti bude určite ešte veľkou a ťažkou témou – dátová kvalita. Za veľmi rizikový krok preto považujem čerstvo zverejnený návrh novely zákona o e-Governmente, ktorý má zaviesť možnosť vytvárať elektronické úradné dokumenty bez použitia elektronických formulárov s odôvodnením, že proces ich vytvárania je komplikovaný a zložitý. Každý ďalší otvorený neštruktúrovaný kanál na elektronickú komunikáciu so štátom považujem za krok späť, no najmä dané odôvodnenie vo väčšine prípadov nemusí byť pravdivé, ak máte k dispozícii ten správny nástroj.